Checklista för catering till företagsevent
Catering till ett företagsevent, som en presentation eller säljmöte, ställer höga krav på den cateringleverantör du väljer vad gäller såväl matkvalitet som punktlighet och administrativa rutiner.
I vårt register hittar du förutom ekonomisk information om olika cateringbolag bland annat även information om olika leverantörers medlemskap i branschorganisationer samt deras möjlighet att tillhandahålla specialmat och catering med kort leveranstid.
Detta är en checklista för vad du bör tänka på under planeringen av ett företagsevent med catering:
-
Bestäm datum och tid
Så snart du bestämt en dag och tid för eventet bör du skicka ett kort meddelande till viktiga deltagare för att be dem att reservera tiden i sina kalendrar.
-
Skicka inbjudningar
Skicka ut en inbjudan så snart plats och tid är bestämda. Var tydlig med att ange vilka måltider som ingår och be personer med allergier eller andra matrestriktioner (ex. vegetarianer eller allergiker) att ange detta i sitt svar.
-
Konfirmera eventets budget
Konfirmera den totala budgeten med den person som är ekonomiskt ansvarig för eventet. Uppskatta därefter budgeten för mat och dryck.
-
Välj tema
Välj tema för maten som ska serveras. Cateringen blir oftast som bäst om den passar ihop med övriga aktiviteter före och efter måltiden.
-
Planera serveringen
Bestäm om ni själva eller cateringbolaget ska ta hand om servering och diskning.
-
Beställ leverans i tid
Bestäm en tidpunkt för leverans med cateringleverantören så att maten inte hinner kallna, men ändå levereras i god tid före servering. Se till att cateringbolaget får adress och vägbeskrivning samt mobilnummer till den person som kommer att vara ansvarig för maten under eventet.
-
Begär anbud från olika cateringbolag
Skicka en anbudsförfrågan till olika cateringleverantörer minst en vecka, helst tre veckor, innan eventet. Om du även tänker dig att hyra lokal bör du kontakta potentiella cateringleverantörer senast en månad i förväg.
-
Konfirmera möbler och porslin
Se till att det finns möbler och porslin för alla gäster på plats i lokalen. Om ni hyr möbler och porslin från ett externt företag se till att gå igenom detaljerna kring leverans och uppställning med den ansvariga personen minst en vecka innan eventet.
-
Beställ dryck
Bestäm vilka drycker du vill servera till maten samt vem som ansvarar för att köpa in och leverera dessa. Din cateringleverantör ger gärna tips och råd om drycker som passar till den mat du valt.
-
Konfirmera antalet deltagare
De flesta cateringbolag låter dig justera det slutgiltiga antalet portioner upp till tre dagar innan leverans. Glöm därför inte att löpande uppdatera deltagarlistan om deltagare som tidigare tackat ja meddelar att de inte kan komma.